Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?

Cumplimiento de normativas: Asegura que todos los procesos cumplan con las normativas y estándares de calidad establecidos.

Los DMS basados en la nube son sistemas alojados en servidores remotos y accesibles a través de internet. Este tipo de DMS ofrece varias ventajas y algunas consideraciones:

Una vez que se han identificado las necesidades empresariales, el siguiente paso es seleccionar el software de gestión documental adecuado. Existen numerosas opciones disponibles en el mercado, desde sistemas independientes hasta suites integradas dentro de otros sistemas empresariales.

GFSI es el acrónimo de Iniciativa Worldwide de Seguridad Alimentaria. Este es el nombre que se le da a una colaboración international de las partes interesadas de la industria alimentaria.

Garantizar que el own pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo actual.

La gestión documental también contribuye a la transparencia y al cumplimiento normativo, lo que es fundamental en sectores altamente regulados.

Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunademente. Cada paquete software tiene características específicas, lo que significa que no todos los gestores documentales son adecuados para todas las organizaciones.

Esta plataforma brinda la flexibilidad necesaria para acceder a documentos y datos empresariales desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, potenciando la productividad y la colaboración.

La identificación de cuellos de botella se simplifica considerablemente gracias a que cada flujo de trabajo muestra el estado de cada documento, utilizando tableros Kanban y un código de colores personalizado.

Además, una buena gestión documental no solo optimiza los procesos internos, sino que también garantiza el cumplimiento de normativas legales y la seguridad de los datos sensibles de la empresa y sus clientes.

Por lo tanto, es crucial elegir un sistema Gestión Documental que sea intuitivo y que cuente con una interfaz amigable para todos los usuarios involucrados en la gestión documental.

Esto no solo agudiza la necesidad de sistemas de almacenamiento en la nube, sino que también enfatiza la importancia de la seguridad de datos, dado que la información puede ser susceptible una vez que está fuera de la infraestructura física de la organización.

Complejidad de Gestión: Gestionar un entorno híbrido puede ser más complejo, ya que requiere coordinar y mantener tanto la infraestructura area como la basada en la nube.